June 27, 2015

ExcelとAccessのデータ操作の対応

ExcelとAccessは、同じデータ操作をするにも、ソフトの操作方法は大きく異なります。それは、ソフトウェアの設計思想が違うから当然のことですが、ここでは、主にExcelでこんな操作をするなら、Accessで行った方が楽かもしれない、というデータ操作をリストアップしました。

データのマッチング

同じID、名前、カテゴリなどに属するデータを別の表から検索してきて、手元の表に統合する

Excel:
- VLOOKUP、HLOOKUPまたはINDEX(..., MATCH(...))で、ゴリゴリと式を書いて処理
- 複数のテーブルをつなげたり、テーブルAからテーブルBを参照して、そのテーブルBの値でテーブルCを参照する、といった処理は式が複雑になる

Access:
- 結合線(あるいはSQL文でJOIN)により、データをマッチング
- マウスを数回クリックする操作だけで設定できる

条件にあったデータだけ処理

特定の条件を満たすデータだけに計算処理を行い、合計、平均、個数を求める

Excel:
- COUNTIF、SUMIF、AVERAGEIFを使って処理
- 条件が複数になる場合は、COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFSといった関数もあるが、式が複雑で見やすいとはいいにくい

Access:
- 抽出条件、Group Byおよび集計用関数で処理
- 相当多数の条件であっても、GUIで確認しながら簡単に入力できる

データを並べ替える

データを何かの基準に沿って並べ替えて表示する

Excel:
- ソート機能を使う
- フィルタ機能を使う

Access:
- データシートビューのフィルタ機能
- または、クエリの並べ替え機能


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